Chuyển văn phòng cần làm những gì

Bạn đang chuẩn bị chuyển văn phòng nhưng có quá nhiều việc phải lo khiến bạn không biết bắt đầu công việc như thế nào cho hợp lý và khoa học? Tuy phần lớn công việc bạn có thể giao cho công ty dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói nhưng vẫn còn rất nhiều việc chỉ bạn mới có thể sắp xếp được. Dưới đây là một vài lời khuyên nhỏ xác định và thực hiện được những việc cần làm khi chuyển văn phòng sao cho hợp lý.

Những điều cần làm khi chuyển văn phòng

Lên kế hoạch di chuyển văn phòng

Trước tiên, các bạn cần lên kế hoạch di chuyển văn phòng sao cho chi tiết, hoàn hảo nhất. Bạn cần xem ngày chuyển văn phòng, thuê xe chuyển văn phòng, hay chuẩn bị bài khấn chuyển văn phòng… Việc chuẩn bị một kế hoạch chi tiết, giúp cho bạn phân công những công việc cần làm phù hợp.

Nhờ đó sẽ có thể giúp cho công việc diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và an toàn hơn hết. Điều đó sẽ giúp cho quá trình chuyển nhà, dọn dẹp… đạt được hiệu quả tối ưu nhất. Một số nội dung trong kế hoạch chuyển văn phòng các bạn cần lưu ý như:

• Thay đổi địa chỉ  công ty trên mọi giấy tờ, website,…
• Thực hiện chuyển đổi điện thoại (nếu cần), mạng internet, nước
• Thiết kế và trang trí không gian nội thất ở văn phòng mới
• Thực hiện thuê xe chuyển văn phòng nếu công ty không có xe
• Bổ sung những đồ dùng nội thất, trang thiết bị văn phòng cho phù hợp với văn phòng mới…

Lưu ý sắp xếp thời gian chuyển văn phòng hợp lý

Chuyển văn phòng là công việc quan trọng, nên cần phải được lên kế hoạch tỉ mỉ, cẩn thận. Đặc biệt, bạn cần lưu ý sắp xếp thời gian chuyển văn phòng sao cho hợp lý nhất.

Các bạn nên cố gắng lựa chọn, sắp xếp thời gian chuyển văn phòng vào cuối tuần là hợp nhất. Điều đó sẽ có thể giúp tránh không để tác động đến công việc chung của cả công ty.

Hoặc các bạn cũng có thể chuyển vào ngày thường ngày, tuy nhiên cần sắp xếp cho phù hợp. Giúp cho công việc kinh doanh của công ty luôn được đảm bảo, không bị ảnh hưởng tiêu cực.

Nên chuyển văn phòng vào buổi sáng hoặc buổi trưa là phù hợp lý hơn hết. Tránh chuyển vào buổi tối để có thể đảm bảo an toàn, hiệu quả cũng như tính phong thủy. Đó chính là một số lưu ý sắp xếp thời gian chuyển văn phòng mà các bạn cần lưu ý.

Chuẩn bị vật dụng cần thiết, có thể thu xếp, dọn dẹp

Để chuyển văn phòng hiệu quả, các bạn cũng chuẩn bị một số những vật dụng cần thiết. Chẳng hạn một số vật dùng cần chuẩn bị như: thùng carton, băng dính, dây cao su chằng, túi nilon…

Sau đó, các bạn có thể lên kế hoạch để thu xếp, tháo dỡ đồ đạc, đóng thùng, dọn dẹp… Bạn có thể để cho mỗi cá nhân tự tháo và sắp xếp đồ dùng của mình vào trong thùng. Nhờ đó sẽ có thể giúp tránh không bị nhầm lẫn đồ đạc của nhau khi vận chuyển.

Các bạn cần chuẩn bị thêm mút xốp, giấy báo để giúp đóng thùng hiệu quả, hạn chế va đập. Nhờ vậy sẽ giúp cho việc vận chuyển đồ đạc được hiệu quả, an toàn và nhanh chóng nhất.

Hiện nay, có nhiều dịch vụ chuyển nhà trọn gói để các bạn đã có thể tham khảo, lựa chọn. Với những đơn vị chuyển văn phòng sẽ thường có hỗ trợ về hộp, thùng carton…

Thực hiện thanh lý hợp đồng thuê văn phòng ở địa chỉ cũ

Nếu như bạn thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ, bạn cần hoàn trả lại, bàn giao mặt bằng. Bạn cần nhớ thông báo và thực hiện hoàn trả mặt lại mặt bằng đầy đủ trong hợp đồng. Nhờ vậy bạn sẽ có thể đảm bảo tránh những sự cố đáng tiếc ngoài ý muốn có thể xảy ra.

Lưu ý về chi phí cho việc chuyển văn phòng

Các bạn có thể dựa theo bản kế hoạch chuyển văn phòng để có thể xác định chi phí. Việc nắm được chính xác được mức giá chuyển văn phòng sẽ giúp bạn chuẩn bị trước hiệu quả.

Bạn có thể tham khảo giá chuyển văn phòng trọn gói để dự trù được mức chi phí. Bên cạnh đó, cũng cần chuẩn bị thêm một khoản chi phí (dư ra) để đề phòng phát sinh. Nhờ đó, giúp cho quá trình chuyển văn phòng có thể được diễn ra thuận lợi an toàn, nhanh chóng.

Một số yếu tố tác động đến chi phí chuyển văn phòng như:

• Loại xe thuê vận chuyển (trọng tải xe)
• Số lượng đồ đạc mà bạn cần cần vận chuyển
• Quãng đường từ điểm đi và điểm đến (khoảng cách văn phòng cũ với văn phòng mới).
• Một số chi phí khác như: chi phí cầu đường, xăng xe, chi phi BOT, gửi xe, vào bãi…

Hy vọng, bài viết này giúp bạn nắm được khi chuyển văn phòng cần làm những gì? Nhờ đó bạn có thể vận chuyển văn phòng đến địa chỉ mới hiệu quả, an toàn, tiết kiệm.